Hỗ trợ kỹ thuật

08.6292.0000 [Hỗ trợ sử dụng]

0945.82.82.79 [Than phiền chất lượng]

Tìm tên miền cực nhanh cho doanh nghiệp bạn (vd. ten-doanh-nghiep.com)
www.

5 lý do tại sao doanh nghiệp cần tới lưu trữ Email

Một thực tế được chấp nhận rằng sự ra đời của email đã thay đổi các quá trình truyền thông cho các doanh nghiệp trong nội bộ và bên ngoài. Thư và bản giấy tài liệu kinh doanh hợp pháp đã được thay thế bằng email. Các doanh nghiệp đã dựa vào email quá nhiều mà một hệ thống lưu trữ email hiệu quả là một sự cần thiết. Có 5 lý do chính tại sao các doanh nghiệp cần phải lưu trữ các email trong thời đại ngày nay.

5 lý do tại sao doanh nghiệp cần tới lưu trữ Email

5 lý do tại sao doanh nghiệp cần tới lưu trữ Email

1. Tuân thủ pháp luật

Quy định tuân thủ mà bất kỳ hoạt động kinh doanh cần được ghi nhận (bao gồm  hồ sơ nhân viên và khách hàng, thông tin liên lạc giữa các tổ chức và các văn bản tài chính). Vì hầu hết trong số này được lưu trữ trong email, bạn cần phải đảm bảo rằng nó có 3 thứ sau: hiệu suất dữ liệu, bảo mật dữ liệu, thẩm định thông tin (Auditability).

Bạn không cần phải lo lắng về Spam hoặc email cá nhân vì họ không liên quan đến hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, có thể yêu cầu các email cá nhân nếu họ có liên quan đến một cuộc điều tra.

Có khoảng 10.000 quy định tuân thủ trên toàn thế giới, và tòa án họ thực hiện nó rất nghiêm túc. Nếu vi phạm có thể chịu những hình phạt rất khắc nghiệt. Chỉ cần nhìn vào 2005, trường hợp của Morgan Stanley, họ bị phạt 1,57 tỉ đô la.

2. Bảo vệ khỏi trách nhiệm pháp lý

Để được an toàn, một công ty phải giữ cho dữ liệu của họ càng lâu càng tốt vì không có thời hạn cụ thể. Nó khó hơn để tìm thông tin cho các tổ chức mà vẫn chưa thực hiện một hệ thống lưu trữ email.  Đôi khi, chi phí nhiều hơn so với thiệt hại đang được tìm kiếm để phù hợp với pháp luật.

3. Để quản lý lưu trữ tốt hơn

Thông thường, mỗi người dùng có dung lượng lưu trữ riêng của họ, và được giới hạn trong số tiền mà họ bỏ ra để mua dung lượng dữ liệu có thể có trong hộp thư của họ. Vấn đề ở đây là người dùng kết thúc việc xóa email khi họ đã sử dụng tối đadung lượng của họ, bởi vì họ không thể nhận được email mới cho đến khi họ giải phóng một số không gian.

Các doanh nghiệp có thể tiết kiệm không gian đĩa với một email lưu trữ hệ thống, vì nó giúp loại bỏ các tập tin of.PST chiếm không gian lưu trữ rất nhiều vật lý.

Bất kỳ một hệ thống email lưu trữ tốt nào cũng sẽ cho phép:

  • Tự động lưu trữ email
  • Nén email
  • Tập trung hóa các email

Nếu chọn các giải pháp cung cấp lưu trữ không giới hạn sau đó bạn đã có một quyết định đúng đắn. Bạn không bao giờ phải lo lắng về không gian đĩa bởi vì nó bao giờ hết.

4. Quản lý kiến thức tốt hơn

Vậy thì rõ ràng là email doanh nghiệp có chứa tài sản trí tuệ của một tổ chức. Nó thực sự khá quan trọng đối với hầu hết các doanh nghiệp. Trong thực tế, một nghiên cứu của Osterman Research (Email lưu trữ là xu hướng thị trường 2005-2008) phát hiện ra rằng 75% tài sản trí tuệ của công ty được chứa trong các hệ thống email và tin nhắn. Một hệ thống email lưu trữ cho phép bạn quay trở lại để biết rằng nếu bạn cần để cho bất kỳ lý do.

5. Để làm giảm chi phí CNTT

Bạn có thể giải phóng các nguồn lực CNTT của bạn bằng cách chọn đúng hệ thống lưu trữ email (nhưng nó phụ thuộc vào những giải pháp nào bạn chọn). Bạn có 2 lựa chọn:

  • Trên cơ sở lưu trữ, nơi mà bạn tạo ra một hệ thống nội bộ với các thông tin được lưu trữ đằng sau một bức tường lửa của công ty, và nhân viên của bạn xử lý nó trong nội bộ. Điều này thực sự đắt đỏ.
  • Thuê ngoài các trung tâm cung ứng. Đây là giải pháp hợp lý (và thậm chí nhiều hơn như vậy khi bạn kết hợp nó với các công nghệ điện toán đám mây)

Nguồn tin: Tổng hợp
Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá
Đánh giá bài viết: Click để đánh giá bài viết
 
  • Logo NukeViet
  • Logo VNNIC
  • Logo Icann
  • Logo Online Nic
  • Logo Direct Admin
  • Logo FPT
  • Logo Viettel IDC
  • Logo Global Sign
  • Logo Cpanel