Hỗ trợ kỹ thuật

08.6292.0000 [Hỗ trợ sử dụng]

0945.82.82.79 [Than phiền chất lượng]

Tìm tên miền cực nhanh cho doanh nghiệp bạn (vd. ten-doanh-nghiep.com)
www.

10 lời khuyên về phép xã giao cho email doanh nghiệp

Ngày nay, email là phương pháp ưa thích của các doanh nhiệp khi giao tiếp trong môi trường kinh doanh. Giao tiếp bằng email doanh nghiệp một cách nhanh chóng để gửi tin nhắn cho khách hàng và đồng nghiệp. Khi tiến hành kinh doanh thông qua email, điều quan trọng nhất là người sử dụng cần phải biết đưa phép xã giao vào trong email. Dưới đây là 10 lời khuyên nên đọc để có được phép xã giap tốt khi viết email

10 lời khuyên về phép xã giao cho email doanh nghiệp

10 lời khuyên về phép xã giao cho email doanh nghiệp

Bắt đầu email với một Lời chào

Giống như một cuộc trò chuyện mặt đối mặt, các thông điệp email doanh nghiệp nên bắt đầu với một lời chào thích hợp. Lời chào thông thường bao gồm tên của người nhận, "Xin chào", "Chào anh/chị" ... Như thế bạn sẽ tạo một ấn tượng tốt với người nhận. Họ biết rằng bạn là một người văn minh lịch sự với khách hàng.

Gửi cho người nhận phù hợp

Email doanh nghiệp thường được chia sẻ giữa nhiều hơn là hai người nhận, vì vậy điều quan trọng là phải xác định được người nhận đi trên dòng "To", và người nhận mà đi vào dòng "cc" hay "bcc". Bao gồm những người nhận cần phải được giữ trong vòng lặp, nhưng những người không cần phải trả lời một email, trên dòng "cc". Nếu bạn đang mong đợi một phản ứng, sử dụng dòng "To". Thận trọng khi sử dụng dòng "bcc". Sử dụng "bcc" khi bạn cần để bảo vệ địa chỉ người nhận email và để ngăn chặn người nhận đụng vào vào nút "Reply All".

Sử dụng mô tả và ý nghĩa dòng chủ đề

Soạn thảo một dòng chủ đề cung cấp cho cái nhìn sâu sắc nhận vào các nội dung của email doanh nghiệp. Khi kiểm tra email, người nhận thường xác định tầm quan trọng của việc đọc các dòng chủ đề cung cấp để có thể hình dung ra được nội dung bên trong đó. Vì vậy với một dòng chủ đề trong email doanh nghiệp là hết sức quan trọng . Nó góp phần quyết định vào việc đọc email của bạn hay là sẽ vứt nó qua một bên thậm chí là sẽ xóa email mà không cần phải đọc

Viết thông điệp rõ ràng và ngắn gọn

Khi viết một email doanh nghiệp, thì bạn nên bám vào chủ đề mà bạn đang viết email, bạn nên tránh nói tới những chủ đề không liên quan trong nội dung email. Bạn nên biết rằng các khách hàng của bạn đăc biệt là những doanh nhân, họ không có thời gian để đọc những chủ đề luyên thuyên nào đó mà không đem lại được lợi ích gì cho họ. Vì vậy, nên trong nội dung email của bạn nên ngắn gọn và rõ ràng. Và đọc lại email sửa lỗi ngữ pháp và rõ ràng trước khi nhấn nút gửi.

Quét tập tin đính kèm

Virus máy tính thường được vận chuyển thông qua trao đổi email, nó gây ra sự tàn phá trên máy tính của người nhận. Để bảo vệ những người nhận email bằng cách quét tài liệu, hình ảnh và file đính kèm khác với một chương trình phần mềm chống virus trước khi bạn gửi tin nhắn email tới khách hàng.

Tránh sử dụng biểu tượng cảm xúc

Biểu tượng cảm xúc, thường được sử dụng trong messenger và email các cuộc trò chuyện bình thường với bạn bè, nhưng nó đi ngược lại các quy tắc về phép xã giao trong email doanh nghiệp. Biểu tượng cảm xúc đặc biệt không chuyên nghiệp khi giao tiếp với một người quản lý, điều hành công ty.

Tránh gửi chuyển tiếp và những chuyện đùa không thích hợp

Email doanh nghiệp không giống như email cá nhân, bạn không thể chuyển tiếp những bức thư hay viết truyện cười cho khách hàng được. Đó là điều tối kỵ không được phép. Chống lại các yêu cầu để gửi chuyển tiếp và đùa không thích hợp cho các khách hàng và đồng nghiệp. Có gì buồn cười khi bạn có thể gây khó chịu cho người nhận khác.

Sử dụng chữ ký email

Vào cuối mỗi email bạn nên thêm vào như: "cảm ơn", "Trân trọng" hay "Kính trọng". Theo kết luận, bao gồm tên của bạn. Chữ ký email doanh nghiệp thường bao gồm các biểu tượng kinh doanh, một liên kết đến các trang web của công ty và thông tin liên lạc như số điện thoại, địa chỉ email hoặc liên kết đến hồ sơ phương tiện truyền thông xã hội của công ty.

Trả lời các email kịp thời

Như một quy luật chung, thường xuyên kiểm tra email để xem nếu người nhận trả lời lại email và hỏi lại bạn một câu hỏi nào hay không hoặc nếu người nhận đã yêu cầu bạn phải trả lời bằng một thời gian hoặc ngày nhất định. Thì bạn nên trả lời cho phù hợp để tránh mất thời gian, vì nó có thể có tác động tiêu cực đến hiệu quả kinh doanh. Trả lời các email trong vòng ít nhất 24 đến 48 giờ. Sẽ giúp cho khách hàng tin tưởng bạn nhiều hơn.

Biết khi nào nên gửi email khi nào nên gọi điện thoại

Không phải luôn luôn dễ dàng để xử lý các dự án của công ty và các vấn đề thông qua email doanh nghiệp. Đôi khi, nó là cần thiết để nhấc điện thoại hoặc gặp mặt người để làm rõ chi tiết và di chuyển về phía trước với các dự án phức tạp có liên quan đến rất nhiều chi tiết.


Nguồn tin: Tổng hợp
Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá
Đánh giá bài viết: Click để đánh giá bài viết
 
  • Logo NukeViet
  • Logo VNNIC
  • Logo Icann
  • Logo Online Nic
  • Logo Direct Admin
  • Logo FPT
  • Logo Viettel IDC
  • Logo Global Sign
  • Logo Cpanel