Hỗ trợ kỹ thuật

08.6292.0000 [Hỗ trợ sử dụng]

0945.82.82.79 [Than phiền chất lượng]

Tìm tên miền cực nhanh cho doanh nghiệp bạn (vd. ten-doanh-nghiep.com)
www.

5 nguyên tắc sử dụng email doanh nghiệp hiệu quả

Với sự thay đổi công nghệ, email đã thay đổi cách thức liên lạc thông tin dành cho thế giới doanh nghiệp bằng cách giảm việc sử dụng các thư tín thương mại truyền thống và cung cấp một cách nhanh hơn để truyền tải một thông điệp tới khách hàng, đồng nghiệp và các giám sát viên. Tuy nhiên, có những quan niệm sai lầm là không thể tránh khỏi về cách viết các email doanh nghiệp.

5 nguyên tắc sử dụng email doanh nghiệp hiệu quả

5 nguyên tắc sử dụng email doanh nghiệp hiệu quả

Do tính chất nhanh chóng và cảm xúc bình thường, nên các email doanh nghiệp thường không mang theo mức độ chuyên nghiệp và sự rõ ràng như thư tín thương mại. Tuy nhiên, với bài viết này sẽ giới thiệu bạn 5 nguyên tắc sử dụng email doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp nhất.

Lợi ích

Sự kết hợp của email vào doanh nghiệp đã giúp nhiều ngành công nghiệp toàn cầu hoá vì sự lan truyền nhanh chóng của thông điệp. Cho dù bạn đã gửi một lá thư kinh doanh truyền thống đến New York hay London trước khi gửi email, thì nó cũng mất nhiều thời gian so với việc gửi đi một email. Email doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và lần lượt tăng giao tiếp và năng suất làm việc hiệu quả.

ý nghĩa

Người dùng email doanh nghiệp trung bình gửi khoảng 600 email mỗi tuần. Kể từ khi thành lập công ty và bước vào thế giới kinh doanh thì email đã thực hiện vai trò dẫn đầu trong giao tiếp kinh doanh. Do khối lượng lớn các thông điệp của email doanh nghiệp nên khá là khó khăn để luôn gửi nội dung hoàn hảo, đúng ngữ pháp và cấu trúc tốt. Và một văn bản email không có cấu trúc có thể có tác động tiêu cực đáng kể về bạn và công ty của bạn.

Tính năng

Một email doanh nghiệp phải được cấu trúc một cách hiệu quả vì hầu hết người nhận không có thời gian để sàng lọc thông qua nhiều văn bản trong một email chỉ để tìm thấy những điểm chính. Email doanh nghiệp cần nêu mục đích của thông điệp đầu trong văn bản, giải thích những điểm khó hiểu và kết luận để tóm tắt lại phần mở đầu. Điều quan trọng là để giữ cho email càng ngắn càng tốt mà không bị mất thông tin quan trọng. Các tính năng của một email doanh nghiệp là một công thức, cho phép người nhận biết chính xác những gì mong đợi về mặt cấu trúc và nơi nào để tìm câu trả lời.

Cảnh báo

Trong khi viết email doanh nghiệp có một số việc không nên làm là tạo cảm giác quấy rầy, xúc phạm người nhận. Những điểm cần được theo tôn giáo vì nó trực tiếp ảnh hưởng đến bạn và doanh nghiệp của bạn và có thể có thể làm tổn thương mối quan hệ của bạn với những người nhất định. Hãy tìm hiểu thông tin về đối tác của bạn, từ đó bạn có thể gửi được một email tốt nhất tới đối tác của mình.

Không gửi email dạng HTML. Nhiều người có các tài khoản email của họ thiết lập để "Text Only email (Chỉ văn bản email )", vì vậy, nếu bạn để chế độ viết thư bằng HTML thì email của bạn bị coi là lộn xộn và chưa được tổ chức, nó sẽ đánh bại mục đích của toàn bộ tin nhắn.

Không được gửi file đính kèm hoặc hình ảnh có dung lượng lớn trong email trừ khi khách hàng của bạn yêu cầu. Một số người vẫn còn có các kết nối dial-up hoặc kết nối mạng chậm, mà thường trở nên bị treo mạng nếu như có file đính kèm được gửi đến hộp thư của họ đặt biệt là những file đó có dung lượng lớn. Người nhận sẽ không được hạnh phúc nếu Internet của họ bị đóng băng lên kết nối vì phải nhận những file đính kèm như thế.

Những cân nhắc

Nhiều người được bạn gửi email tới thì bạn sẽ có thêm một cơ hội để bạn tiếp cận với một khách hàng cho doanh nghiệp. Nó rất tốt để có thể cung cấp cho khách hàng tiềm năng và hiện tại những dịch vụ/sản phẩm mới của doanh nghiệp bạn. Email doanh nghiệp của bạn  từ đầu tiên đến cuối cùng phải mang theo các cấp độ cao nhất về tính chuyên nghiệp về cấu trúc, ngữ pháp, dấu câu và súc tích. Bằng cách hiểu được những lợi ích, ý nghĩa, giải phẫu và hành động cấm kỵ trong một email doanh nghiệp, bạn có thể bắt đầu thay đổi thị thường thiêu thụ hàng hóa dịch vụ của doanh nghiệp bạn gắn liền với văn bản email. Trước khi gửi email doanh nghiệp của bạn đọc qua nó nhiều lần để có được một email gửi cho khách hàng tốt nhất.


Nguồn tin: Tổng hợp
Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá
Đánh giá bài viết: Click để đánh giá bài viết
 
  • Logo NukeViet
  • Logo VNNIC
  • Logo Icann
  • Logo Online Nic
  • Logo Direct Admin
  • Logo FPT
  • Logo Viettel IDC
  • Logo Global Sign
  • Logo Cpanel