Hỗ trợ kỹ thuật

08.6292.0000 [Hỗ trợ sử dụng]

0945.82.82.79 [Than phiền chất lượng]

Tìm tên miền cực nhanh cho doanh nghiệp bạn (vd. ten-doanh-nghiep.com)
www.

7 phương pháp viết email mang tính xã giao cao

Mặc dù hiện nay có sẵn các tùy chọn giao tiếp như gọi video và chát với khách hàng, thì email vẫn là một yếu tố quan trọng trong thế giới kinh doanh. Không phải ai cũng dùng email đúng. Và bài viết này cung cấp lời khuyên quan trọng để giữ cho thông điệp email của bạn ngắn gọn, có thể xem được, thân thiện và chuyên nghiệp.

7 phương pháp viết email mang tính xã giao cao

7 phương pháp viết email mang tính xã giao cao

Email được sử dụng rộng rãi trong kinh doanh như là một cách để chia sẻ thông tin và cộng tác. Điều quan trọng ở đây là phải duy trì tính xã giao.Tuy nhiên, cũng giống như khi bạn đang giao tiếp mặt đối mặt. Nào bây giờ hãy để tôi giúp bạn đánh bóng hình thức email nhé.

1. Sử dụng một dòng tiêu đề rõ ràng

Những doanh nhân thường có những hạn chế về thời gian để xử lý email trong ngày. Nếu dòng chủ đề của bạn có bất kỳ dấu hiệu nào không rõ ràng hoặc nó có vẻ giống như thư rác giống thì sẽ rất lâu họ mới xem thư của bạn hoặc tệ hơn là họ sẽ xóa email của bạn mà không cần đọc tới nó . Hãy nhớ rằng, dòng tiêu đề email chỉ cho phép tối đa 60 đến 70 ký tự khi bạn gửi cho khách hàng của mình, và giữ dòng chủ đề ngắn gọn nhưng không để nó bị đứt quãng.

2. Hãy suy nghĩ về những người thực sự cần xem nội dung

Khi các thành viên nhóm nghiên cứu đang làm việc cùng nhau trong một dự án, nó có thể hữu ích để sử dụng chức năng CC vào email của bạn để giữ cho tất cả mọi người trong vòng lặp. Trong nhiều trường hợp, nó không phải là bắt buộc là tất cả mọi người nhận được email. Không nên sử dụng BCC để che giấu đi những người khác mà bạn gửi tin nhắn đến. Thay vào đó, hãy sử dụng nó như là một phép lịch sự để mỗi người nhận không có để xem danh sách rất lớn của những người nhận được nội dung.

3. Giữ giọng điệu phù hợp.

Khi bạn giao tiếp bằng văn bản, qua email hoặc các phương pháp khác, bạn không có lợi thế của việc có thể có được ý định của bạn qua biến tố giọng hoặc dấu hiệu ngôn ngữ cơ thể. Vì lý do này, nó bắt buộc bạn chọn từ ngữ một cách cẩn thận, chú ý đến những thứ như việc sử dụng vốn từ hoặc sử dụng các biểu tượng cảm xúc (có thể xuất hiện không chuyên nghiệp nếu sử dụng quá nhiều). Hãy nhớ rằng các doanh nghiệp có thể tuyển dụng những người từ nhiều nền văn hóa khác nhau, nên tốt nhất khi bạn gửi email cho họ không được vô ý xúc phạm họ.

4. Trả lời tất cả mọi thứ.

Thỉnh thoảng bạn sẽ nhận được một email không dành cho lĩnh vực của bạn. Khi điều này xảy ra, đừng bỏ qua những tin nhắn như vậy. Người gửi cần biết rằng người mà anhta muốn gửi tin nhắn tới đã không nhận được email. Một cách nhanh chóng để xử lý vấn đề này là hãy gửi lại cho họ một email "Bạn đã gửi nhầm email cho tôi, hãy xem lại có đúng người cần gửi không nhé-thanks!" như thế sẽ đủ để bạn thể hiện phép lịch sự và cũng là một cách mang tính xã giao cao.

5. Nhớ quyền sở hữu

Các doanh nghiệp thường xem xét các email được gửi bởi nhân viên là tài sản công ty. Nó nằm trong quyền lợi của mình để lấy và nhìn vào các thông điệp được gửi từ tài khoản công ty. Luôn luôn giữ cho nội dung của bạn chuyên nghiệp. Ngoài ra, tốt nhất là khi bạn gửi tin nhắn hãy bảo đảm rằng bạn sẽ  giữ được dữ liệu nhạy cảm để bảo vệ doanh nghiệp của bạn.

6. Hãy trả lời nhanh chóng không phải loay hoay với nút reply.

Trong thế giới doanh nghiệp, thời gian là tiền bạc, nhưng hầu hết mọi người cho rằng bạn sẽ bị trói buộc nhiệm vụ của mình với thời gian. Họ không mong đợi một câu trả lời ngay lập tức khi gửi email trong hầu hết các trường hợp. Nhưng con người vẫn muốn có một phản ứng kịp thời. Các giao thức chuẩn là để trả lời email của bạn trong vòng 48 giờ hoặc ít hơn là trong vòng 24 giờ. Nếu một người gửi cần một phản ứng nhanh hơn, thì họ nên gửi cho bạn một tin nhắn thông qua một chat client hoặc liên lạc với bạn trên điện thoại.

7. Xem kích thước của tập tin đính kèm

Càng nhiều dữ liệu phải được gửi qua kết nối của người nhận thì kích thước của tập tin sẽ càng lớn. Tùy thuộc vào loại kết nối và tốc độ mà nhà cung cấp dịch vụ Internet của bạn có thể cung cấp dữ liệu, tập file đính kèm lớn có thể mất một thời gian để tải về. Nó cũng có thể cản trở việc thực hiện các nhiệm vụ trực tuyến khác, chẳng hạn như tải một website. Nếu bạn thường xuyên gửi các file lớn (chúng có thể được phổ biến trong một số ngành công nghiệp như thiết kế đồ họa), thì hãy xem xét một tập tin chia sẻ thay thế, chẳng hạn như Dropbox. Làm như thế sẽ giảm thiểu đi thời gian gửi email cho khách hàng hơn.

Email là một trong những cách phổ biến nhất để trao đổi trong cả hai vòng tròn cá nhân và doanh nghiệp. Khi vào công việc, những lời khuyên này sẽ tránh được nguồn lực và thời gian lãng phí không cần thiết và cung cấp cho cho người nhận về sự ấn tượng chuyên nghiệp trong email của bạn.

Hiện nay, chúng tôi là nhà cung cấp dịch vụ email hàng đầu tại Việt Nam. NGÔI SAO SỐ đang cung cấp  là email dành cho các nhân và email dành cho doanh nghiệp. Hãy đến với chúng tôi để có được sự trải nghiệm tốt nhất và đội ngũ nhân viên phục vụ tốt nhất cho khách hàng


Nguồn tin: Tổng hợp
Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá
Đánh giá bài viết: Click để đánh giá bài viết
 
  • Logo NukeViet
  • Logo VNNIC
  • Logo Icann
  • Logo Online Nic
  • Logo Direct Admin
  • Logo FPT
  • Logo Viettel IDC
  • Logo Global Sign
  • Logo Cpanel